Sortir d'un ERP rigide : la leçon de STASTO

Un témoignage qui parle à beaucoup de dirigeants

L'étude de cas consacrée à STASTO Automation KG, publiée dans la rubrique « success stories » de l'éditeur de la solution retenue, décrit le passage d'un environnement SAP rigide vers une plateforme de gestion intégrée et évolutive. Aucun auteur n'est mentionné. Le récit est centré sur un groupe industriel européen, mais les difficultés décrites concernent aussi de nombreuses TPE et PME.

Cet article ne reprend pas l'étude point par point. Il en tire des enseignements concrets pour une entreprise qui sent que son système d'information la ralentit. Il explique aussi comment comm.it, spécialiste de l'intelligence artificielle, de l'automatisation des processus métier, du networking et du développement de logiciels cœur de métier comme les CRM et les ERP, aide ses clients à faire ce type de transition.

Quand l'outil qui a fait ses preuves devient un frein

Dans le cas STASTO, la base technique reposait depuis plus de vingt ans sur un SAP fortement personnalisé et sur des développements CRM internes. L'ensemble a d'abord bien fonctionné. Avec le temps, il est devenu complexe, inflexible et coûteux, au point de bloquer les ajustements opérationnels.

Ce scénario se retrouve dans des entreprises de toutes tailles. Une solution est adaptée aux besoins d'un moment, puis enrichie de couches successives de personnalisation. Des contournements s'installent ensuite, et finalement plus personne n'ose y toucher. La dette technique s'accumule sans être visible, jusqu'au jour où une évolution simple devient un projet à part entière.

L'étude décrit plusieurs symptômes qu'un dirigeant de PME reconnaîtra facilement :

• ERP et CRM fonctionnant en parallèle, sans réelle communication entre eux ;
• des historiques clients et des documents répartis dans des systèmes distincts ;
• des données produits saisies plusieurs fois ;
• une vision consolidée du chiffre d'affaires, des stocks et des commandes en cours, obtenue uniquement par consolidation manuelle ;
• l'absence de processus de bout en bout ;
• des délais longs, des budgets élevés et le recours constant à des spécialistes externes, même pour de petits ajustements.

Ce que ces symptômes coûtent réellement

L'étude ne chiffre pas ces difficultés, et nous ne le ferons pas à sa place. Leurs effets sur le fonctionnement quotidien sont pourtant bien connus.

La double saisie, un poison lent

Saisir les mêmes données produits dans plusieurs outils prend du temps. Cela crée surtout des incohérences : un prix mis à jour d'un côté et pas de l'autre, une référence obsolète qui reste dans un catalogue, une fiche client incomplète. Chaque écart peut provoquer une erreur de facturation, une rupture de stock mal anticipée ou un client mécontent.

Le pilotage à l'aveugle

Quand il faut consolider à la main le chiffre d'affaires, les stocks et les commandes en cours, la direction travaille avec des chiffres décalés dans le temps. Les décisions s'appuient sur une photo déjà dépassée. Pour une entreprise en croissance ou présente sur plusieurs sites, c'est un handicap sérieux.

La dépendance aux experts externes

Si chaque modification exige un spécialiste rare, l'entreprise perd la maîtrise de son propre système d'information. Elle repousse des améliorations utiles parce qu'elles coûtent trop cher ou prennent trop de temps, et finit par adapter son organisation à l'outil au lieu de faire l'inverse.

Le double besoin : standard solide et sur-mesure ciblé

Le cas STASTO met en évidence une tension classique. L'entreprise avait besoin, d'un côté, d'une base stable et standardisée pour ses processus traditionnels. De l'autre, elle voulait des solutions précisément adaptées, en particulier pour le CRM et les ventes.

Le périmètre à couvrir était large : boutique en ligne B2B, gestion des stocks, comptabilité financière pour des sites internationaux. Tout devait être intégré et cartographié.

Selon l'étude, le choix de la nouvelle plateforme s'est appuyé sur plusieurs critères :

• un système flexible et évolutif ;
• une approche open source moderne ;
• une interface utilisateur intuitive ;
• une plateforme unique et centralisée à la place de solutions cloisonnées ;
• la gestion multi-sociétés et multi-clients à l'international ;
• un développement continu pour rester pertinent sur la durée.

Ces critères constituent une bonne grille de lecture pour une PME qui envisage de remplacer ses outils. Ils montrent aussi que le problème ne se résume pas au choix d'un logiciel. Il faut trouver le bon équilibre entre le standard, qui apporte stabilité et mises à jour, et le spécifique, qui apporte la différenciation.

Comment comm.it aborde cet équilibre

Chez comm.it, nous partons d'un principe simple : ce qui est commun doit rester standard, ce qui fait la différence peut être développé sur mesure. Concrètement, notre démarche comprend trois étapes :

1. Cartographier les processus existants avec les équipes métier, sans se limiter à ce que fait l'outil actuel ;
2. Identifier ce qui relève du cœur de métier, c'est-à-dire ce qui distingue réellement l'entreprise de ses concurrents ;
3. Réserver le développement spécifique à ces zones à forte valeur, et s'appuyer sur les fonctions standard partout ailleurs.

Cette approche limite la dette technique future. Une entreprise qui personnalise tout recrée, quelques années plus tard, la rigidité qu'elle voulait fuir.

Faire le tri entre l'essentiel et les rustines

L'étude souligne une difficulté souvent sous-estimée. Lors du projet pilote, il a fallu distinguer les étapes de travail créées historiquement comme des solutions de fortune de celles qui étaient réellement nécessaires d'un point de vue technique.

Ce point mérite qu'on s'y arrête. Dans tout système ancien, une partie des procédures sert seulement à compenser les limites de l'outil : export vers un tableur, ressaisie dans un autre logiciel, validation manuelle faute d'automatisme. Avec le temps, ces contournements deviennent des « habitudes métier » que les équipes défendent de bonne foi.

Migrer sans faire ce tri revient à transposer les défauts de l'ancien système dans le nouveau. C'est pourquoi comm.it accorde une place centrale à l'analyse des processus avant tout développement. Pour chaque étape, nous posons la même question : répond-elle à un besoin métier, réglementaire ou client, ou compense-t-elle seulement une limite technique ?

C'est souvent à ce moment que l'automatisation apporte le plus. Une étape de ressaisie qui existait faute d'intégration disparaît avec une synchronisation automatique. Une validation manuelle peut être remplacée par une règle métier ou par un workflow. Pour certaines tâches répétitives, comme le classement de documents, la qualification de demandes entrantes ou l'extraction d'informations, l'intelligence artificielle peut alléger la charge des équipes, à condition d'être cadrée et intégrée proprement aux outils existants.

Une migration progressive plutôt qu'un grand saut

L'aspect le plus instructif de l'étude est peut-être la méthode de transition. Au lieu de basculer tout le groupe d'un coup, l'équipe projet a lancé en mars 2021 un projet pilote de taille raisonnable avec PowUnity GmbH, une société du groupe STASTO. Ce pilote avait deux objectifs :

• tester l'adéquation de la solution en conditions réelles ;
• développer l'expertise interne de l'équipe.

Toutes les autres sociétés du groupe ont ensuite été migrées à leur tour.

Pourquoi le pilote est une bonne pratique

Un pilote circonscrit présente plusieurs avantages, quelle que soit la taille de l'entreprise :

• le risque est limité : si un problème apparaît, il touche une partie restreinte de l'activité ;
• l'apprentissage se fait sur du réel et non sur des hypothèses ;
• les équipes montent en compétence progressivement et deviennent des relais pour la suite du déploiement ;
• les ajustements se font tôt, à un moment où ils coûtent encore peu.

Pour une PME, le pilote peut prendre la forme d'un service, d'un site ou d'un processus précis, par exemple le cycle commercial, du devis à la facture. comm.it recommande régulièrement cette approche par étapes. Elle protège la continuité d'activité et permet de valider la valeur apportée avant d'engager l'ensemble de l'organisation.

La montée en compétence interne, un enjeu stratégique

Le second objectif du pilote, renforcer l'expertise interne, répond directement à l'un des maux de départ : la dépendance permanente aux spécialistes externes. Un prestataire qui se rend indispensable n'aide pas vraiment son client.

Notre conviction chez comm.it est qu'un projet réussi laisse au client une autonomie réelle sur son outil : documentation claire, formation des utilisateurs clés, code lisible et maintenable. Le recours à un partenaire doit être un choix, pas une contrainte.

L'intégration, clé de la valeur

D'après l'étude, les sociétés du groupe profitent désormais d'une solution tout-en-un. Trois éléments sont mis en avant :

• l'intégration de la logistique, présentée comme attendue depuis longtemps ;
• l'entrepôt automatisé de petites pièces ;
• des boutiques en ligne propres à chaque pays.

L'étude précise aussi que la plateforme permet de créer des modules personnalisés pour ces domaines, qui s'intègrent facilement et sans rupture à la plateforme standard.

Ce que l'intégration change au quotidien

Une plateforme unifiée apporte avant tout une source unique de vérité. Une fiche client, un article ou une commande n'existent qu'une fois, et tous les services les voient de la même manière. Les commerciaux connaissent l'état des stocks, la comptabilité suit les commandes en temps réel, et la direction obtient une vue consolidée sans retraitement manuel.

Pour arriver là, plusieurs couches doivent fonctionner ensemble, et c'est là que l'expertise de comm.it intervient :

• Couche applicative : conception et développement des modules métier spécifiques (CRM, ventes, logistique) qui complètent le standard sans le dénaturer ;
• Couche d'intégration : connexion avec les outils qui restent en place (boutique en ligne, logiciels de production, outils de messagerie) via des API et des flux automatisés ;
• Couche infrastructure : un réseau fiable et sécurisé, une connectivité adaptée entre les sites, un Wi-Fi professionnel dans les entrepôts et ateliers où les terminaux mobiles sont utilisés.

Ce dernier point est souvent oublié. Une solution de gestion moderne n'est utile que si les utilisateurs y accèdent de façon fiable. Un entrepôt avec une couverture Wi-Fi incomplète ou un site distant mal raccordé suffisent à dégrader l'expérience et à remettre en cause l'adoption de l'outil. Notre double compétence, logiciel métier et networking, nous permet de traiter le projet dans sa globalité.

Agilité retrouvée : de quoi parle-t-on ?

L'étude conclut sur une agilité accrue et une efficacité mesurable, sans détailler les indicateurs dans l'extrait disponible. Nous n'avancerons donc pas de chiffres. On peut en revanche décrire ce que recouvre concrètement l'agilité pour une PME qui a mené ce type de projet :

• faire évoluer un processus sans lancer un chantier de plusieurs mois ;
• ouvrir un nouveau canal de vente, une nouvelle filiale ou un nouveau pays en s'appuyant sur une base existante ;
• disposer d'indicateurs fiables pour piloter l'activité, sans consolidation manuelle ;
• automatiser progressivement les tâches répétitives, au rythme de l'entreprise ;
• garder la maîtrise de son système d'information, sans dépendre d'un seul expert.

Les enseignements à retenir pour votre entreprise

Le cas STASTO concerne un groupe industriel international, mais ses leçons valent pour une entreprise de vingt ou de deux cents personnes :

1. Un outil peut être bon au départ et devenir un frein. Il faut réévaluer régulièrement son système d'information, surtout quand les personnalisations s'accumulent.
2. Les silos coûtent cher. Un ERP et un CRM qui ne communiquent pas génèrent double saisie, incohérences et pilotage approximatif.
3. Le standard et le sur-mesure ne s'opposent pas. Il faut placer chacun au bon endroit.
4. Une migration est l'occasion de faire le tri. Toutes les habitudes ne méritent pas d'être conservées.
5. Le pilote réduit le risque. Commencer petit, apprendre, puis étendre.
6. L'autonomie est un objectif du projet. La montée en compétence interne fait partie de la réussite.
7. L'infrastructure compte autant que le logiciel. Réseau, Wi-Fi et sécurité conditionnent l'adoption.

L'accompagnement comm.it, étape par étape

Pour les TPE et PME d'Île-de-France et d'ailleurs qui reconnaissent leur situation dans ce récit, comm.it propose un accompagnement structuré :

• Diagnostic de l'existant : outils, flux de données, irritants des équipes, dépendances techniques ;
• Cartographie des processus et tri entre besoins réels et contournements historiques ;
• Définition de la cible : part du standard, part du spécifique, intégrations nécessaires ;
• Projet pilote sur un périmètre maîtrisé ;
• Développement des modules cœur de métier et des automatisations, avec intégration de l'IA lorsque c'est pertinent ;
• Mise à niveau de l'infrastructure réseau et Wi-Fi si nécessaire ;
• Déploiement progressif, formation et transfert de compétences.

L'objectif n'est pas de remplacer un outil par un autre. Il s'agit de doter l'entreprise d'un système d'information qui accompagne sa croissance au lieu de la freiner.

Prêt à transformer ces enjeux en avantage concurrentiel ? Contactez comm.it pour en discuter.

Source : STASTO Automation: From rigid SAP framework to scalable Odoo solution